Als Management Assistent ondersteun je met name de Storemanager en daarnaast ook het managementteam in het filiaal. Je verricht administratieve, secretariële en coördinerende werkzaamheden. Je bent een belangrijke spil om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen. Een zeer afwisselende functie die optimale servicegerichtheid, accuratesse, flexibiliteit en positiviteit vereist!

Over de functie

De rol van Management Assistent is constant aan verandering onderhevig. Als Management Assistent houd je de agenda van de Store Manager bij, in samenhang met de agenda’s van het MT, organiseert vergaderingen en afspraken. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de interne communicatie waarbij je verantwoordelijk bent voor het op de juiste wijze delegeren binnen de organisatie van vele werkzaamheden.

In deze functie werk je nauw samen met de Storemanager. Je maakt veel mee van wat er allemaal speelt binnen ons bedrijf, legt contacten met collega’s op het Servicekantoor en de directie assistenten en staat daarnaast ook in contact met de collega’s in de winkel. Het werk is erg divers en afwisselend.

Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van interne evenementen, zoals jubilaris vieringen en neemt in een aantal gevallen zelfstandig beslissingen namens de Bijenkorf. Je bent de rechterhand van de Store Manager en het eerste aanspreekpunt.

Er wordt van je verwacht dat je oog hebt voor detail, wel bespraakt bent en je onafhankelijk op kunt stellen. Daarnaast moet je verschillende werkzaamheden en projecten naast elkaar kunnen overzien en uitvoeren, organiseren, prioriteiten stellen en delegeren waar nodig.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

  • Beheert de agenda van de Storemanager, plant afspraken en vergaderingen, zorgt voor bereikbaarheid van de Storemanager en maakt juiste inschatting van de prioriteit en beheerst de verschillende interne vergaderlocaties incl. de planning en de vergaderfaciliteiten.
  • Fungeert als contactpersoon tussen de winkel en het Service Kantoor. Checkt bij afwezigheid Store Manager de mail, kan goed de consequenties en prioriteiten inschatten van afspraken, stuurt door naar de lijn waar nodig en organiseert het eigen werk.
  • Schrijft i.o.m. Store Manager en Store MT interne memo’s en circulaires conform standaard format of aangeleverde tekst, beheert de mededelingen borden.
  • Maakt i.o.m. de Storemanager presentaties in Powerpoint, past centraal aangeleverde presentaties aan t.b.v. interne overleggen en events.
  • Vervult tijdens ontvangsten, vergaderingen, recepties e.d. de rol van gastvrouw/gastheer.
  • Verwerkt en verspreidt de binnengekomen post en organiseert diverse activiteiten, zoals jubilea, verjaardagen, e.d.
  • Bereid vergaderingen voor,(MT-vergaderingen, business update), verzamelt agendapunten/maakt agenda; reserveert vergaderlocatie en verzorgt de verspreiding van de te behandelen stukken, Verzamelt gegevens in lijn t.b.v. centrale evaluaties.
  • Notuleert en verzorgd actielijsten; ondersteund in de opvolging ervan.
  • Verzorgt in diverse rapportages/overzichten/schema’s (bijvoorbeeld vakantieplanning, verlofdagenregistratie, aanwezigheidsplanning MT, jubilea, telefoonlijsten e.d.) en signaleert afwijkingen aan de Store Manager.
  • Beheert de intranetnet pagina en de teams omgeving van de winkel; plaatst i.o.m. MT-informatie op de instore TV conform de richtlijnen; is dashboard beheerder.

Hoe jij ons team compleet maakt

De Management Assistent die we zoeken:

  • Kan snel schakelen en goed prioriteiten stellen
  • Is fulltime beschikbaar
  • Is integer en kan zelfstandig en proactief de MT leden ontzien;
  • Heeft uitstekende kennis van het Microsoft Office pakket (Outlook, PowerPoint);
  • Heeft ervaring in een ondersteunende rol;
  • Is communicatief vaardig, planning & organisatie skills, oplossingsgericht en flexibel; 
  • Heeft HBO/WO werk- en denkniveau

Dit geeft de Bijenkorf jou op een presenteerblaadje

  • Een salaris dat past bij de functie en je achtergrond;
  • 25 vrije dagen per jaar (op basis van een fulltime dienstverband);
  • Een pensioenregeling;
  • 8% vakantiegeld;
  • 2 tot 6% winstdeling;
  • 20% personeelskorting;
  • Een vitaliteitsbudget voor bijvoorbeeld sportschool of gezondheidscursus;
  • Opleidings- en doorgroeimogelijkheden.

Diversiteit & Inclusie

Wij streven een cultuur na waar iedereen zich bijzonder voelt. Daar hoort een open, inclusieve organisatie bij; een organisatie waar iedereen bijzonder is, waar iedereen gelijke mogelijkheden krijgt, en waar iedereen zich gerespecteerd, geaccepteerd, gehoord en gewaardeerd voelt. Meer informatie over ons D&I beleid is te vinden op onze recruitment website via ''Over de Bijenkorf'', ''Duurzaamheid en Inclusie''.

Waarden

Nu al een glimlach op je gezicht na het lezen van deze vacature? Deel jouw cv met ons en vergeet niet toe te lichten hoe jij zorgt dat onze gasten zich bijzonder voelen. De Bijenkorf heeft zeven waarden die een belangrijk onderdeel vormen van het DNA van onze medewerkers:
  • Passie voor gasten
  • Continu vernieuwend
  • Verantwoordelijkheid nemen
  • Samenwerken
  • Openstaan voor verandering
  • Elk individu respecteren
  • Duurzaam handelen
De waarden vormen een belangrijk onderdeel in de sollicitatiegesprekken voor alle vacatures binnen onze organisatie. Een integriteitscontrole via het waarschuwingsregister van de Stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) vormt onderdeel van de sollicitatieprocedure.

De sollicitatieprocedure

Neem contact op

Wilt u meer informatie over deze vacature? Neem dan contact met ons op.

Mathijs van der Lee

People Partner
Stuur een e-mail

Wil je geen vacature missen?

Stel dan een job alert in en ontvang passende vacatures in jouw inbox!